Las partes fundamentales de la organización y su función
La función de organización persigue que los planes nacidos en la fase de planificación pueden ser llevados de forma conjunta y colectiva entre todos los elementos de la empresa. Organizar consiste básicamente en dividir el trabajo entre las personas y coordinar sus actividades. Organizar consiste en la creación de una “estructura” que significa dar orden a una serie de elementos, refleja las partes de la misma y las relaciones entre las partes, es un todo ordenado.
La empresa, como sistema, trata de agrupar las diferentes actividades que en ella se realice en diferentes subsistemas:
- Subsistema administrativo: cuyas labores serán planificar, organizar, dirigir y controlar cada una de las acciones que la empresa lleve a cabo. Además, determinara la misión, analizara el entorno y el interior de la empresa, ante lo que establecerá una serie de objetivos que, para cuya obtención, será necesario la implantación de una estrategia (planes estratégicos).
La función administrativa, además de dividir el trabajo, ha de agrupar actividades en una estructura lógica, designar a las personas para que las lleven a cabo, asignar recursos o coordinar los esfuerzos.
La estructura real de la empresa viene dada por una estructura formal, que se ve representada en el organigrama de la empresa; y una estructura informal, que surge de manera inconsciente y no premeditada por intereses, gustos, afinidades, etc. Mintzberg considera que debemos controlar las líneas de comunicación e información creadas en la estructura informal, pues pueden obstaculizar o poner barreras a la hora de alcanzar los objetivos de la empresa.
Las relaciones formales e informales conectan y comunican a las personas y grupos que integran la organización
- Relaciones formales: son las que coinciden con la estructura organizativa de cualquier organización, pues son previamente definidas y comunicadas a todos los miembros de la organización.
Las relaciones formales pueden ser verticales, en las que existe un flujo ascendente (información de feedbackrespecto al trabajo de operaciones) y un flujo descendente (órdenes e instrucciones de trabajo). Además, pueden ser de staff, las cuales proporcionan la información y asesoramiento a las decisiones de línea entre cualquiera de los niveles jerárquicos que conforman la empresa, ayudando así a tomar decisiones más acertadas posibles es decir.
- Relaciones informales: interacciones no contempladas en la organización formal. Supone oportunidades y amenazas, pues la organización debe reconocer su existencia.
COMPONENTES DE LA ORGANIZACIÓN
- Tareas: La división del trabajo origina especialización de actividades y funciones (tareas). Las funciones se derivan de los objetivos perseguidos.
- Personas: Cada persona es designada a ocupar un cargo (porción especifica del trabajo global)
- Órganos: El trabajo y las personas se agrupan en órganos. Los órganos se disponen en niveles jerárquicos y áreas de actividades
- Relaciones: Relación entre los órganos componentes de la organización y entre las personas.
“La estructura de la organización es el marco de la organización”. “Si los seres humanos tienes esqueletos que definen sus parámetros, las organización tienen estructuras que definen los suyos”. La estructura de una organización ordena las relaciones entre los centros funcionales que llevan a cabo las actividades de la empresa, para formalizar los flujos de autoridad o para lograr una adecuada comunicación y coordinación.
S.P. Robbins
La estructura organizativa y la red de comunicación en cuanto a los aspectos funcionales, vemos que existen tren estructuras ordenadas de la siguiente manera:
- Estructura funcional: Ordena tareas/actividades de empresa para lograr un plan común.
- Estructura de autoridad: Ordena niveles jerárquicos.
- Estructura: Cada miembro, según su función y autoridad, puede adoptar determinadas decisiones.