La función de planificación.
Planificar es el proceso de fijar objetivos en diferentes plazos de tiempo, para planificar hay que investigar, organizar, ejecutar y controlar. El resultado del proceso se incluye en un documento: el plan (planning). El plan incluye además de los objetivos, los recursos, las responsabilidades, el papel de cada miembro del equipo, etc. El plan también incluye políticas y programas concretos.
El plan posee unas características:
- Integra medios, personas, … (que están implicados en el planning, forman parte de él).
- Está basado en información pasada y presente (tiene que ser un sistema de información útil).
- De futuro, abarca los retos y las ambiciones (aspectos realistas y alcanzables, una de las formas de fomentar ambición en los empleados es dándole responsabilidades, que ellos mismos planifiquen, organicen, ejecuten y controlen, en vez de ejecutar únicamente siguiendo las pautas del directivo).
- Incluye la filosofía de la empresa.
- Flexible, continuo y en espiral. La flexibilidad tiene un peso importante ya que permite ir editando o corrigiendo el proceso para lograr los objetivos en la recta de tiempo que se ha destinado para ello.
- Sistema de control del plan.
El planning es un instrumento básico de dirección en la empresa.
Los tipos de planes.
- Plan de empresa (empresa nueva o existente), todas las empresas tienen que tener un plan estratégico donde se definen objetivos.
- Planes de áreas: Marketing, RRHH, Finanzas, Producción, … (ejemplo: Marketing – publicidad, precios, etc.).
- Programación individual de equipo/personas. (ejemplo: plan de ventas del vendedor).
- Planes de áreas: Marketing, RRHH, Finanzas, Producción, … (ejemplo: Marketing – publicidad, precios, etc.).
El plan general de la empresa y los planes de área pueden tener diferentes duraciones. Los planes del área del marketing y la producción tienen mayor importancia que los planes de finanzas y RRHH.
Elementos de los planes.
- Antecedentes: justificación y necesidades.
- Investigación necesaria llevado a cabo (dentro o fuera de la empresa para realizar el plan).
- Objetivos, sub-objetivos y plazos. (ejemplo de objetivo: vender x cantidad en x tiempo, notamos dos unidades importantes, la cantidad y el tiempo).
- Organización (similar a un organigrama), acciones responsables y recursos.
- Forma de evaluar los logros (al final o durante el proceso).
- Otra información necesaria (anexos).
Planificación estratégica.
¿Qué es la estrategia y qué importancia tiene? Es una manera o formato de abordar un mercado. De ella derivan las tácticas que son medidas concretas para llevar a cabo la estrategia. Unifica decisiones, es una guía de actuación y es implementada conscientemente. Afecta a todos dentro de la empresa, parte del exterior.