Lo primero a tener en cuenta que la legislación fiscal obliga a los empresarios a efectuar retenciones e ingresos a cuenta por IRPF. Estos importes son ingresados en la AEAT por el modelo 111.
Para que la empresa calcule correctamente la retención, los trabajadores están obligados a ceder datos personales necesarios para ello por medio del modelo 145.
La empresa, una vez con los datos del empleado, realizará un cálculo correcto de las retenciones teniendo en cuenta las retribuciones previstas para el trabajador durante todo el año. Incluyendo la cotización del trabajador.
Por último, para cerrar este ciclo a final de año, la empresa debe comunicar al trabajador por medio de un certificado de retenciones para que hagan su declaración de la renta. También deben comunicar a la AEAT las retenciones practicas durante todo el año por el modelo 190, que detalla retribuciones, retenciones y cotizaciones del trabajador.
El incumplimiento de lo anterior o su incorrecta aplicación deriva en infracciones y sanciones de la AEAT.
Infracciones y sanciones por retenciones de IRPF
Infracciones leves de retención por IRPF
- Si la empresa no entrega a los trabajadores el certificado de retenciones. Sanción de 150€ por cada certificado no entregado.
- Si el trabajador (que tenga la obligación de presentar Renta) comunica una serie de datos personales erróneos que provocan una retención menor produce una sanción sobre el trabajador. La sanción es de un 35% de lo no ingresado en su momento.
Infracciones graves de retención por IRPF
- Si la empresa ingresa en la AEAT un importe equivocado por calcular incorrectamente la retención a sus trabajadores provoca una sanción que puede ser grave o muy grave. Es grave cuando se ha equivocado en menos de un 50%, es decir, ha ingresado más del 50% de lo que debe. Es grave cuando la empresa ha ingresado solo el 50% de lo que debe o menos. La sanción es del 50% 0 100% de lo no ingresado.
Infracciones muy graves de retención por IRPF
- Si un trabajador (que no tenga la obligación de presentar la Renta) comunica datos incorrectos a la empresa para obtener una retención inferior. Se produce una sanción sobre el trabajador del 150% de lo no ingresado.
- Si la empresa ingresa a la AEAT el 50% o menos de lo que debería haber ingresado por calcular mal el porcentaje de retención se produce una sanción del 100% o 150% de lo no ingresado.
- Si la empresa no ingresa a la AEAT las cantidades retenidas a sus trabajadores se produce una sanción del 100% al 150% de lo no ingresado.
Si las cantidades que la empresa no ha ingresado por un motivo u otro superan los 120.000€ anuales se considera fraude y no un simple error. Por tanto, estamos hablando de un delito contra Hacienda que puede acarrear penas de prisión de 1 a 4 años y multas del 100% al 600% de lo no ingresado.
Adicionalmente, los responsables perderán la posibilidad de obtener subvenciones, ayudas públicas y el derecho de gozar de beneficios fiscales y de Seguridad Social por un periodo de 3 a 6 años.