La expedición de una nómina ha de estar de acuerdo con los términos legales establecidos. Para este caso, la legislación laboral española se refiere a que “el recibo de salarios se referirá a meses naturales”. Estos meses naturales son de 30 días en caso de que el trabajador reciba una retribución mensual.
Si la retribución recibida por el trabajador es diaria, se tendrá en cuenta todos los días de los meses de 28, 29, 30, 31 días y se expedirá según estos. La nómina se expide o se genera al finalizar cada mes natural.
En caso de que una empresa no lo haga al finalizar el mes, sino en periodos inferiores, se tratará como un anticipo de nómina.
“Las empresas que abonen a los trabajadores salarios por periodos inferiores deberán documentar dichos abonos como anticipos a cuenta de la liquidación definitiva, que se extenderá en el recibo mensual de salarios”. Por ejemplo, una empresa adelanta el 50% de la nómina los días 15 del mes, emitirá un recibo de anticipo y el día 30 del mes natural la nómina propiamente dicha.
¿Qué ocurre con nóminas que no se refieren a la retribución del mes corriente?
Claro, existen diferentes conceptos que no obedecen al devengo del trabajo del empleado de ese mes corriente y natural. Sino que las partidas a retribuir son diferentes y no están relacionadas al mes de trabajo habitual. Este tipo de nóminas no están sujetas a la periodicidad comentada de los 30 días naturales o de retribución diaria. Sino que se expiden en otro serie de momentos.
Estos tipos de nómina pueden ser:
- Nóminas de retribución de periodicidad superior al mes como pagas extraordinarias, de beneficios o complementos por objetivos.
- Nóminas de liquidación de cantidades pendientes por extinción del contrato, es decir, los finiquitos.
- Nóminas de abono de salarios con carácter retroactivo. Estas se originan cuando se producen atrasos de la nómina natural.
La nómina por lo tanto se puede referir a varios periodos y diferentes. En uno de los últimos apartados del encabezado saldrá esta información del periodo. Tenemos diferentes ejemplos de posibles periodos.
- Retribución mensual (mes completo). El valor total de días será de 30, sin importar que el mes tenga 28, 29, 30 o 31 días.
- Retribución diaria (mes completo). En este modelo de retribución si se tiene en cuenta el número real de días del mes, por tanto el valor puede ser 28, 29, 30 o 31 días.
- Retribución de mes incompleto. Se contabiliza los días desde el inicio de su contrato o día que empezó a trabajar en el mes hasta el final del mes. Siendo el valor, el número de días que ha trabajado.
- Retribución con periodo interrumpido. En el periodo de liquidación aparecerá los momentos, de que día hasta que día ha trabajado. La suma de los momentos dará el valor del número de días de la liquidación.
- Pagas extraordinarias. Si la nómina no se corresponde a un solo mes, sino que se prolonga o se premia el trabajo realizado a lo largo de varios meses o por objetivos, en el concepto del periodo de liquidación aparecerá el motivo de esta retribución. Por ejemplo: “Periodo de liquidación: paga extraordinaria de Navidad del 2021”.
¿La nómina la tiene que firmar el trabajador?
Cuando se expide la nómina, se deben sacar dos ejemplares: uno para el trabajador y otro ejemplar para la empresa. Son las copias mínimas, se pueden sacar más en caso de ser necesarias para algún departamento de la empresa, sucursales o incluso organismos que así lo soliciten con jurisdicción legal.
En el cuerpo de la nómina, al final, debe figurar el sello y firma de la empresa como prueba de documento auténtico y derecho para el trabajador ante diferentes organismos.
La nómina puede ser requerida al trabajador por:
- Entidades bancarias para préstamos, hipotecas y otras operaciones de riesgo.
- Arrendadores de vivienda.
- Servicio Público de Empleo para prestaciones por desempleo.
- Juzgados, como para la fijación de pensiones e indemnizaciones.
- Servicios sociales para ayudas económicas y otras prestaciones.
- Otros organismos oficiales como el INSS, Agencia Tributaria, Inspección de Trabajo, etc.
Cuando se le entregue el duplicado de la nómina al trabajador, éste la tiene que firmar. Su firma da fe de la percepción de dichas cantidades sin necesidad de estar conforme con ellas. El trabajador, a parte de esto, puede reclamar si considera que tiene derecho a otras cantidades.
¿Siempre debe firmar el trabajador la nómina? No, si el pago de la nómina lo efectúa la empresa por medio de transferencia bancaria no es necesario recabar la firma del trabajador. La justificación de recibir tales percepciones ya lo da el resguardo de la transferencia bancaria. No obstante, es recomendable recabar también la firma del empleado.
¿Cuáles son las formas de pago de una nómina?
Las remuneraciones el trabajador se pueden efectuar solamente en dinero, o en dinero y en especie. Además, la empresa tiene la obligación legal de pagar la nómina de forma puntual o incurrirá en una infracción ante la autoridad laboral.
Esta fecha será fin de mes (fin del periodo de devengo) en las nóminas habituales, en las nóminas con retribución superior al mes la fecha será la establecida por convenio o contrato, así como las nóminas de atrasos y pagas extraordinarias.
El medio material debe ser en la moneda legal de curso ya sea en efectivo (euro en España), cheque o transferencia bancaria. La empresa es quién decide de que forma pagará al trabajador. El cheque debe ser nominativo y no al portador, y no puede exigir permiso dentro de la jornada laboral para cobrarlo.
Cuando se efectúa por medio de transferencia bancaria, la empresa debe informar previamente a la representación legal del trabajador.
No se debe efectuar el pago de la nómina en lugares públicos de distracción y peligro como tabernas, bares, tiendas, etc. Salvo a sus propios trabajadores.
¿Cuánto tiempo se debe conservar la nómina?
La empresa debe conversar los recibos de salarios (nóminas) y los boletines de cotización a la Seguridad Social por un mínimo de cuatro años, para hacer posible las comprobaciones oportunas por las autoridades laborales. No obstante, la legislación mercantil exige un mínimo de 6 años y otras administraciones plantean plazos aún mayores. Por tanto, es recomendable ser cuidadoso con estos documentos y conservarlo durante los próximos años en caso de ser requerido.