Una nómina, podemos decir que es un documento en el que tienen que figurar ciertos aspectos de forma obligatoria referente al trabajo del empleado por cuenta ajena. Pero, ¿qué tiene que tener una nómina? ¿cuál es el formato legal? ¿cómo evitar irregularidades en la forma de la nómina?
¿Qué datos son obligatorios en el encabezamiento de una nómina?
El encabezado de toda nómina debe figurar si o sí: los datos de la empresa, los datos del trabajador y el periodo de la retribución generada.
Entre los datos identificativos de la empresa debe constar: 1) el nombre de la empresa (denominación oficial / razón social o nombre y apellidos del empresario en caso de empresa individual), 2) el domicilio (del centro de trabajo y de la empresa en caso de ser diferente), 3) el CIF / NIF y 4) el código de cuenta de cotización de la Seguridad Social (CCC, de 11 dígitos). También son útiles otros datos como el teléfono, fax, logotipo, página web, cuenta de correo electrónico y similar.
Entre los datos identificativos del trabajador debe constar: 1) el nombre del trabajador, 2) el NIF / DNI, 3) número de afiliación a la Seguridad Social (NAF, de 12 dígitos), 4) grupo de cotización (11 grupos, una categoría diferente a estas 11 requiere resolución de la Tesorería General de la Seguridad Social) y 5) grupo profesional. Adicionalmente puede contener otros datos del trabajador, como la fecha de antigüedad, foto de perfil, domicilio, etc.
¿Qué aspectos debemos conocer de una nómina?
La nómina es un documento que tiene un significado, una estructura, un modelo, una expedición, un proceso de pago y posibles infracciones.
¿Es la nómina igual a un recibo de salarios?
El significado de lo que conocemos como nómina deriva de la norma legal, que para la legislación española se define y obliga a “el empresario tiene la obligación de facilitar al trabajador, juntamente con el salario, un recibo de salarios”.
Este recibo de salario, que todos conocemos como nómina, debe tener dos objetivos principales: 1) detallar los conceptos que en ella aparece para el trabajador y 2) justificar el pago para el trabajador (la nómina es su justificante de que ha trabajado tanto y tiene el derecho a comprar lo detallado en este recibo de salarios).
El trabajador debe entender cada partida que aparece en su nómina con el fin de evitar fraudes o malentendidos. Así lo establece el texto legal: “con la debida claridad y separación, las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan”. De forma que se cumpla el primer objetivo de detalle.
El segundo habíamos dicho que era la justificación del pago, y es que la nómina debe ser el “recibo individual justificativo del pago de salarios”. La copia de esta nómina firmada por el trabajador justifica legalmente que ha recibido el total líquido a percibir, especialmente cuando se paga en efectivo o en cheque.
¿Qué partes tiene una nómina?
- Encabezamiento o encabezado. Como vemos en la imagen, en la parte de arriba de la nómina o del recibo individual justificativo de pagos debe figurar los datos identificativos de la empresa, del trabajador y del periodo de liquidación por el que se ha realizado el trabajo y se genera el derecho a percibir su retribución monetaria.
- Cuerpo. En la parte central o el cuerpo de la nómina debe figurar los importes debidamente detallados, tanto las retribuciones generadas derecho del trabajador por su trabajo como las cantidades que le restará esta cifra, es decir, las deducciones legales. Por tanto, aparece un total que es la nómina bruta sin deducciones y luego un importe deducido, la nómina neta o líquida que es el importe final a percibir por el trabajador. En esta parte, debe figurar las firmas de la empresa y el trabajador.
- Cuadro de bases. Es la parte final, el pie de página de la nómina, donde figurarán las bases de las deducciones. Son cuatro bases, las tres primeras para justificar las deducciones legales de la Seguridad Social y la cuarta base para la retención por el impuesto de IRPF. Se aplican los porcentajes sobre la base que se ha de destinar a Seguridad Social y Agencia Tributaria. Además, en este apartado aparece la aportación de la empresa a la Seguridad Social.
- Puede existir también, un cuadro adicional, para notas explicativas o aclaraciones para hacer más comprensible el recibo de salarios.
¿Existe un modelo de nómina oficial? Sí.
Y es expuesto por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social (MESS) por Orden Ministerial de 27 de Diciembre de 1994 con publicación en el BOE de 13/01/1995 por el que se aprueba el modelo de recibo individual de salarios.
La última modificación se realiza por la Orden Ministerial de 6 de Noviembre de 2014, resultando en un nuevo modelo más actualizado.
Cabe destacar, que en estas órdenes ministeriales se dice que la nómina se debe “ajustar al modelo establecido por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, o al que en su sustitución se establezca por Convenio Colectivo o, en su defecto, que por acuerdo entre empresa y los representantes de los trabajadores se establezca otro modelo”.
Siempre que dicho modelo sea claro y separado, con las diferentes percepciones que recibe el trabajador y el apartado de deducciones legales, sin eliminar ninguno de los conceptos del modelo oficial.
Por tanto, se puede usar:
- Usar el modelo oficial.
- Un modelo por convenio colectivo.
- Usar un modelo acordado entre la empresa y la representación legal de trabajadores (comité de empresa o delegados de personal). Esta es la práctica más común en el mercado laboral. Normalmente, estos modelos de nómina que usan las empresas son generados de forma automática por el software de gestión de nóminas que usen, y éste es aceptado por la representación legal de trabajadores.
Estos modelos propios de las empresas pueden contener información valiosa que no está en el modelo oficial, como la fecha de antigüedad. Un dato importante de cara a indemnizaciones por extinción de contrato o a la hora de solicitar préstamos en una entidad bancaria. Lo que si no puede faltar, son los elementos y detalles del modelo oficial: percepciones, deducciones, bases así como datos identificativos del encabezado.