Antes de que se introdujera el sistema Red y la liquidación directa por vía telemática, lo hacían las empresas. Ahora ya no es competencia de las empresas sino de la propia Seguridad Social, para ello utiliza la información disponible.
Esta información ha sido comunicada por la empresa de forma directa o indirecta. Datos personales en el alta del trabajador, contratos y jornada, grupo de cotización, actividad, ocupación, etc.
Sin embargo, hay una serie de datos desconocidos por la Seguridad Social y que deben ser comunicados por la empresa en el mes siguiente al de su devengo en nómina. Son los datos necesarios para calcular la cotización por medio de las bases de cotización que depende de las retribuciones que las empresas pagan a sus trabajadores en nómina.
Además, los cambios o incidencias en la relación laboral de un trabajador como bajas por enfermedad, cambio de contrato, jornada o categoría laboral afectan a la cotización y deben ser comunicados por las empresas a la Seguridad Social de forma inmediata.
Esta comunicación de datos se conoce como la presentación de la RNT (Relación Nominal de Trabajadores).
¿Cómo comunico a la Seguridad Social un cambio de datos para la cotización?
Se puede efectuar a través de dos vías:
- Envío de un fichero de bases.
La empresa comunica el cambio de situación por medio de un fichero informático las bases de cotización así como las horas del trabajador en caso de tiempo parcial.
Este fichero es creado por el programa informático de gestión de nóminas de la empresa compatible con los requerimientos técnicos de la Seguridad Social.
Es un fichero que se suele enviar cada mes aunque se puede obviar si no hay cambios en las bases de cotización.
Se tiene que presentar dentro de los plazos de presentación reglamentario.
Una vez enviado, la Seguridad Social verifica los datos entregados y ve si coincide o no con los que tiene. Una vez verificados y validados los tramos y la información de los trabajadores, realiza los cálculos para la liquidación.
* En caso de errores, la empresa puede corregirlos hasta el penúltimo día del mes de presentación.
- Solicitud del borrador de la RNT.
Si no hay nada que comunicar porque no se ha provocado ningún cambio respecto al mes anterior, las empresas pueden solicitar la recuperación de las bases del mes anterior. Opción dentro del programa de gestión de nóminas. La empresa verifica este fichero y lo puede aceptar si no hay cambios o enviar un nuevo fichero con los cambios que hubiere.
Las empresas pueden solicitar borrados de la RNT en cualquier momento y también de los cálculos de la liquidación o más conocido como DCL (documento de cálculo de liquidaciones).
Si la empresa está de acuerdo con dichos documentos podrá solicitar su confirmación. Si no lo hace, la Seguridad Social los dará por buenos de oficio.
El calendario de oficio:
- Día 20 para cargos en cuenta.
- Día 24 al 28 para pago electrónico.
Tras el pago de las liquidaciones, las empresas pueden obtener la RNT y el RLC (Recibo de Liquidación de Cotizaciones) definitivos, al igual que el DCL.